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🔐 Stamm- und Bewegungsdaten verwalten

Mit dem Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“ kannst du als Systemadministrator bestimmte Benutzerinformationen und -Ă€nderungen im ValueStreamer systematisch löschen. Damit unterstĂŒtzt du unternehmensweite Anforderungen in Bezug auf Datenschutz, Nachweispflicht und Mitbestimmung.

📌 Hinweis: Dieses Feature steht nur bei aktivem Add-on zur VerfĂŒgung.


🔍 Inhalt


✅ So funktioniert’s

Das Feature ist ein optionales Add-on und kann auf Anfrage aktiviert werden. Nach der Aktivierung verÀndert sich der Umgang mit Stamm- und Bewegungsdaten wie folgt:

  • Alle Benutzerdaten in ProzessaktivitĂ€ten, Aufgaben, ListeneintrĂ€gen, Abweichungen, Maßnahmen, Go&See und RĂŒckmeldungen werden nach der vom System-Administrator definierten Frist (zwischen 3 und 120 Monaten) nach der Archivierung anonymisiert

  • Der Zeitstempel in allen Beschreibungsfeldern wird ab sofort ohne Benutzername gespeichert

  • Die Berechtigung zum Export von Informationen in eine csv-Datei können vom System-Administrator eingeschrĂ€nkt werden

⚠ Achtung: Das Add-on ist standardmĂ€ĂŸig deaktiviert und erfordert eine aktive Freischaltung durch den Support.

🔒 Hinweis: Die Konfiguration ist nur fĂŒr Systemadministratoren mit entsprechenden Rechten zugĂ€nglich.

🔒 Hinweis: Bestehende Zeitstempel bleiben bestehen, neue enthalten keine Namen mehr.

⚙ Was lĂ€sst sich einstellen?

Systemadministratoren mit Berechtigung finden die Konfiguration unter:
⚙ Systemeinstellungen → Sicherheit → Stamm- und Bewegungsdaten → ✏ Bearbeiten

Einstellung Beschreibung
🕓 Anonymisierungsfrist Definiert, nach wie vielen Monaten personenbezogene Daten anonymisiert werden (zwischen 3 und 120 Monaten)
🔐 Exportberechtigung Legt fest, welche Rollen das Recht haben, einen Export durchzufĂŒhren (niemand, nur System-Administratoren, System- und Team-Administratoren)

📾 Screenshot: Einstellungen des Add-Ons

 

✹ Tipps & Best Practices

💡 Best Practice: Stimmen Sie sich frĂŒhzeitig mit Datenschutzbeauftragten oder dem Betriebsrat ab, um spĂ€tere Konflikte zu vermeiden.

⚠ Achtung: Exportrechte können sensible personenbezogene Daten enthalten – Rechtevergabe immer dokumentieren!

✹ Tipp: WĂ€hlen Sie eine kurze Anonymisierungsfrist, um unnötige Datenhaltung zu vermeiden und die DatenqualitĂ€t hochzuhalten.

❓ FAQ

Was passiert mit bestehenden Zeitstempeln im Beschreibungsfeld nach Aktivierung des Add-ons? Bestehende EintrÀge bleiben erhalten. Neue EintrÀge enthalten keinen Benutzernamen mehr.

Kann das Verhalten des Beschreibungsfelds individuell angepasst werden? Nein. Das Verhalten ist systemseitig festgelegt und nicht konfigurierbar.

Wie kann ich das Add-on aktivieren? Die Aktivierung erfolgt durch das ValueStreamer-Team. Bitte wenden Sie sich an den Support.

Wer darf die Anonymisierungsfrist und Exportrechte Àndern? Nur Systemadministratoren mit den entsprechenden Rechten.

Wie wirkt sich die ExportbeschrĂ€nkung aus? Nur definierte Rollen können csv-Exporte durchfĂŒhren – dies schĂŒtzt personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff.