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⚠️ Erstellen und Bearbeiten von Abweichungen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abweichungen im ValueStreamer anlegen, mit dem passenden Objekt verknüpfen, bearbeiten und mit Maßnahmen versehen. Er richtet sich an alle Teammitglieder, die systematisch auf Abweichungen reagieren.

 🔍 Inhalt

Neue Abweichung anlegen

Klicken Sie auf ➕ Abweichung erstellen. Den Button finden Sie an folgenden Stellen:
  • direkt an einer Kennzahl
  • an einer Aufgabe im Aufgabenboard
  • an einer Prozessaktivität im Prozessboard
  • auf der Startseite
  • in der Abweichungsliste des Teams
Das Formular für die neue Abweichung öffnet sich.

Titel, Kategorie und Beschreibung erfassen

  1. Vergeben Sie einen kurzen, eindeutigen Titel.
  2. Wählen Sie eine Kategorie aus.
    ✨ Tipp: Nutzen Sie die Kategorien im Team einheitlich. Sie sind die Grundlage für die Auswertung im Pareto-Chart nach Häufigkeit oder Dauer.
  3. Beschreiben Sie im Feld Beschreibung, was passiert ist – sachlich und nachvollziehbar für Kolleginnen und Kollegen, die nicht dabei waren.

Quelle: Abweichung einem Objekt zuordnen

Unterhalb der Beschreibung liegt der Abschnitt Quelle mit den Feldern Team, Objekttyp und Objektelement. Hier legen Sie fest, woran die Abweichung hängt: an einer Kennzahl, einem Listeneintrag, einer Aufgabe oder einem Prozessboard.

  1. Legen Sie die Abweichung aus einer Kennzahl, Aufgabe oder Prozessaktivität heraus an, sind Objekttyp und Objektelement bereits vorbelegt. Prüfen Sie die Angaben.
  2. Legen Sie die Abweichung auf der Startseite oder in der Abweichungsliste an, wählen Sie Objekttyp und Objektelement selbst aus – oder lassen Sie den Objekttyp auf Keine, wenn die Abweichung nur dem Team zugeordnet sein soll.
    📸 Screenshot: Abschnitt „Quelle“ mit den drei Auswahlfeldern
    ℹ️ Hinweis: Sobald ein Objekttyp gewählt ist, ist das Objektelement ein Pflichtfeld. Die Verknüpfung lässt sich auch nachträglich jederzeit ändern.
    ℹ️ Hinweis: Der Abschnitt Quelle steht ab Version 26.2.1 zur Verfügung und ersetzt das bisherige Feld Quelle unter den Zusatzinformationen.
  3. Ergänzen Sie bei Bedarf die Zusatzinformationen und klicken Sie auf Speichern.

Abweichung wiederfinden

Sie erreichen eine gespeicherte Abweichung über:

  • die Abweichungsliste im Abweichungsmanagement des Teams
  • das verknüpfte Element, zum Beispiel die Abweichungsliste der Kennzahl oder die Aufgabe
  • Ihre Startseite, sofern die Abweichung Ihnen zugeordnet ist

✨ Tipp: Nutzen Sie in der Abweichungsliste die Schnellfilter Aktiv, Ohne Maßnahme und Geschlossen, um schnell zu den relevanten Einträgen zu kommen.

ℹ️ Hinweis: Steuern Sie ein Projekt über ein Prozessboard, sehen Sie in einer Prozesskarte auf Wunsch auch die Abweichungen aus verknüpften Sub-Prozessen und Aufgaben.

Abweichung bearbeiten

  1. Klicken Sie auf die Abweichung, um sie im Fokus- bzw. Bearbeitungsmodus zu öffnen.
  2. Passen Sie Titel, Kategorie, Beschreibung, Quelle oder Zusatzinformationen an.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

⚠️ Achtung: Die Absprungmarke neben dem Objektelement öffnet das verknüpfte Element und schließt dabei die Abweichung. Speichern Sie Ihre Änderungen, bevor Sie darauf klicken.

Maßnahmen zuordnen

  1. Öffnen Sie die Abweichung und wechseln Sie zum Tab Maßnahmen.
  2. Legen Sie eine neue Maßnahme an oder verknüpfen Sie eine bestehende.
  3. Vergeben Sie Titel, verantwortliche Person und Termin.

ℹ️ Hinweis: Mehrere thematisch zusammenhängende Abweichungen können Sie zu einer übergeordneten Abweichung zusammenfassen.

✨ Tipps & Best Practices

  • Klare Titel: Formulieren Sie den Titel so, dass die Abweichung in der Liste ohne Öffnen verständlich ist, z. B. „Maschine 3: Stillstand 45 min, Werkzeugbruch“.
  • Kategorien konsistent nutzen: Nur einheitliche Kategorien liefern im Pareto-Chart belastbare Ergebnisse.
  • Quelle pflegen: Eine verknüpfte Abweichung erscheint im Abweichungsmanagement der Kennzahl bzw. Aufgabe und lässt sich dort im Kontext bewerten.
  • Abweichung plus Sofortmaßnahme: Für bekannte Fehler ist die Kombination aus Abweichung und direkter Fehlerabstellmaßnahme der schnellste Weg. Für unklare Ursachen empfiehlt sich der A3-Report.

❓ FAQ

Wann liegt eine Abweichung vor? Immer dann, wenn eine Kennzahl, eine Aufgabe oder ein Projekt vom Sollzustand abweicht.

Was ist der Unterschied zwischen Fehler und Problem? Bei einem Fehler ist die Lösung bekannt – eine direkte Maßnahme reicht. Bei einem Problem sind Ursache und Lösung unklar – hier empfiehlt sich eine A3-Analyse.

Wo sehe ich alle offenen Abweichungen meines Teams? Im Abweichungsmanagement des Teams in der Abweichungsliste, gefiltert nach Aktiv.

Kann ich eine Abweichung nachträglich einer anderen Kennzahl oder Aufgabe zuordnen? Ja. Ändern Sie im Bearbeitungsmodus im Abschnitt Quelle den Objekttyp und das Objektelement. Details und Ausnahmen stehen im Artikel 🔗 Abweichung mit Kennzahl, Aufgabe, Liste oder Prozess verknüpfen.

Wer darf Abweichungen anlegen und bearbeiten? Teammitglieder mit Schreibrechten im jeweiligen Team. Mitglieder mit Leserechten sehen Abweichungen, können sie aber nicht ändern.