📚 Verknüpfung von Vorlagen mit Prozesskarten

🔍 Inhalt

• Was bedeutet die Vorlagenverknüpfung?

• Voraussetzungen zur Nutzung

• Schritt-für-Schritt: Vorlage mit Karte verknüpfen

• 📄 Vorlage erstellen, wenn keine vorhanden ist

• Verhalten bei Phasenübergang

• Weitere Hinweise & Tipps

• FAQ

🛠️ So funktioniert’s

✅ Was bedeutet die Vorlagenverknüpfung?

Mit einer Vorlage kannst du standardisierte Sub-Prozesse, Aufgaben und Checklisten automatisch zu einer Prozesskarte hinzufügen. So wird eine einheitliche Projektstruktur sichergestellt und die manuelle Erstellung entfällt.

📌 Voraussetzungen zur Nutzung

• Nur Teamadministratoren und Systemadministratoren können Vorlagen erstellen und verwalten.

• Die Vorlage muss im Prozessboard im Reiter „Vorlagen“ existieren.

📝 Schritt-für-Schritt: Vorlage mit Karte verknüpfen

1. Prozesskarte öffnen oder erstellen

   • Gehe ins gewünschte Prozessboard.

   • Erstelle eine neue Karte oder öffne eine bestehende.

2. Zum Tab „Vorlage“ wechseln
   📸 Screenshot zeigt den Tab „Vorlage“ innerhalb der Prozesskarte.

3. Vorlage und Team auswählen

   • Wähle eine bestehende Vorlage und das zuständige Team aus.

   • Optional: Verantwortliche Personen vorbelegen.

4. Vorlage verknüpfen

   • Klicke auf „Vorlage erzeugen“. Die Verknüpfung ist danach fix für diese Prozesskarte.
     📸 Screenshot zeigt den Button „Vorlage erzeugen“ im Auswahlfenster.

📄 Vorlage erstellen, wenn keine vorhanden ist

1. Prozessboard-Einstellungen öffnen

   • Klicke im Board auf den kleinen Pfeil neben dem Titel und wähle „⚙️ Einstellungen“.

2. Reiter „Vorlagen“ auswählen
   📸 Screenshot zeigt den Reiter „Vorlagen“ im Einstellungsmenü.

3. Neue Vorlage anlegen

   • Klicke auf „+“.

   • Vergib ein Kürzel und eine Bezeichnung.

   • Optional: Inhalte aus einer bestehenden Vorlage übernehmen.
     📸 Screenshot zeigt das Dialogfenster „Neue Vorlage erstellen“.

4. Vorlage speichern

   • Klicke auf „Anlegen“. Die Vorlage ist jetzt verfügbar.
     📸 Screenshot zeigt die neu erstellte Vorlage in der Übersicht.

5. Inhalte je Phase definieren

   • Wähle die Vorlage aus und hinterlege Sub-Prozesse, Aufgaben und Checklisten.
     📸 Screenshots zeigen die Tabellen zur Definition von Sub-Prozessen, Aufgaben und Checklisten.

🔁 Verhalten bei Phasenübergang

• Beim Verschieben der Karte öffnet sich ein Pop-up zur Auswahl der Vorlageninhalte für die neue Phase.

• Nur Inhalte der aktuellen Phase werden vorgeschlagen.

ℹ️ Weitere Hinweise & Tipps

• Eine nachträgliche Bearbeitung der Vorlage ist möglich. Bereits verknüpfte Prozesskarten bleiben unverändert, die Änderungen gelten für alle neuen Verknüpfungen.

• Nutze die Formular-ID, um eine eindeutige Nachverfolgbarkeit zwischen Prozesskarten und Aufgaben zu gewährleisten.

✨ Tipps & Best Practices

• 💡 Wähle klare, sprechende Vorlagennamen für eine einfache Auswahl.

• ✅ Lege Verantwortliche direkt in der Vorlage fest, um die spätere Zuweisung zu erleichtern.

• 🔄 Teste Vorlagen in einem separaten Test-Board, bevor du sie produktiv nutzt.

❓ FAQ

Kann ich die Vorlage nach dem Verknüpfen noch ändern?
❌ Nein, die Auswahl ist nach „Vorlage erzeugen“ für die aktuelle Prozesskarte fix.
✅ Änderungen an der Vorlage wirken sich aber auf neue Prozesskarten aus.

Was passiert, wenn ich eine Phase überspringe?
➡️ Du wirst gefragt, ob Vorlageninhalte übernommen werden sollen. Eine Überspringung ist möglich, es wird dann kein Inhalt geladen.

Warum erscheint beim Wechsel kein Pop-up?
➡️ Prüfe, ob für die neue Phase Inhalte in der Vorlage hinterlegt wurden.