Wo die Kommunikation stattfindet
Jedes Element mit einem Beschreibungsfeld ist zugleich der Ort für die Kommunikation dazu. Sie halten dort fest, was sonst in einer Mail stünde:
- den Stand der Bearbeitung mit Datum
- getroffene Absprachen und wer sie zugesagt hat
- Entscheidungen und ihre Begründung
- den nächsten Schritt mit Termin
So sieht ein brauchbarer Eintrag aus:
02.09., MI: Lieferant bestätigt das Ersatzteil für KW 38. Maßnahme bleibt offen, Wiedervorlage in der Shopfloor-Runde am 08.09.
02.09., MI: Ursache eingegrenzt auf Werkzeugverschleiß an Presse 4. Standzeit wird ab sofort täglich erfasst, Verantwortung liegt bei der Instandhaltung.
Nicht brauchbar sind Einträge wie „erledigt", „läuft" oder „siehe Mail". Sie sind in vier Wochen nicht mehr auswertbar und verlagern die Information zurück in den Posteingang.
📸 Screenshot: Beschreibungsfeld einer Maßnahme mit zwei datierten Einträgen zum Bearbeitungsstand, neutrale Beispieldaten Alt-Text: Beschreibungsfeld einer Maßnahme mit zwei datierten Einträgen zum Bearbeitungsstand.
✨ Tipp: Beginnen Sie jeden Eintrag mit Datum und Initialen. Legen Sie diese Schreibweise einmal im Team fest, dann bleibt der Verlauf auch bei mehreren Beteiligten lesbar.
ℹ️ Hinweis: Wer Zugriff auf die Karte, die Liste oder das Teamboard hat, sieht auch die Einträge darin. Es gibt keine private Nachricht an einzelne Personen.
Warum es keine System-E-Mails gibt
Der Verzicht ist beabsichtigt. Eine Mail über eine Statusänderung erreicht die Person außerhalb des Zusammenhangs, in dem die Änderung Sinn ergibt, und erzeugt eine zweite Ablage neben dem System. Stattdessen kommt die Information dort an, wo ohnehin gearbeitet wird:
- im Shopfloor Meeting, in dem die Karten durchgesprochen werden
- auf dem Teamboard, das den aktuellen Stand zeigt
- über Ihre Startseite und den Favoritenstern für die Themen, die Sie verfolgen
ℹ️ Hinweis: Beim Zurücksetzen des Passworts sendet ValueStreamer aus technischen Gründen eine E-Mail. Das ist die einzige automatische Nachricht des Systems.
Benachrichtigungen selbst einrichten
Wenn ein Prozess eine aktive Meldung braucht, etwa eine Eskalation an eine Person, die nicht täglich im System arbeitet, bauen Sie diese außerhalb von ValueStreamer auf. Es gibt zwei Wege.
Über ein Automatisierungswerkzeug. Werkzeuge wie Microsoft Power Automate fragen die ValueStreamer REST API in einem Zeitplan ab und lösen daraus eine Aktion aus, zum Beispiel eine E-Mail, eine Teams-Nachricht oder einen Eintrag in einem anderen System.
Direkt über die REST API. Ein eigener Dienst liest die benötigten Daten und entscheidet selbst, wann er meldet. Die API arbeitet mit HTTP Basic Auth und dem Content-Type application/vs.v3.0+json. Kennzahlwerte lesen Sie über GET /exchange/kpi-data/{date}/{team-id}/{kpi-id}.
Ein Beispiel für eine Regel, die sich damit umsetzen lässt:
Werktags um 07:00 Uhr den Wert des Vortags für die Kennzahl „Termintreue" im Team Montage lesen. Liegt der Wert an drei aufeinanderfolgenden Tagen unter dem Sollwert, eine E-Mail an die verantwortliche Person und an die nächste Kaskadenebene senden.
⚠️ Achtung: Verwenden Sie für die Anbindung einen eigenen Benutzer mit API-Berechtigung, nicht Ihr persönliches Konto. Wird das Passwort dieses Kontos geändert oder das Konto deaktiviert, bricht die Integration ohne Fehlermeldung im Produkt ab.
✨ Tipp: Fragen Sie nur so oft ab, wie die Entscheidung es erfordert. Für Kennzahlen, die täglich erfasst werden, genügt ein Lauf pro Tag.
ℹ️ Hinweis: Diese Benachrichtigungen laufen außerhalb von ValueStreamer und werden von Ihrer IT betrieben.
Weiterführende Artikel
- Kennzahlen (KPI) per REST API verwalten — der nächste Schritt, wenn Sie eigene Benachrichtigungen bauen: Authentifizierung, Endpunkte und Beispiele.
- Synchronisation von Aufgaben zwischen Aufgabenboard und Microsoft Planner — der fertige Weg, wenn Aufgaben in einem Werkzeug landen sollen, das Ihr Team ohnehin nutzt.
- Arbeiten mit der Abweichungs- und Maßnahmenliste — wo Sie den Verlauf zu einer Abweichung führen und wiederfinden.
- Passwort zurücksetzen — der Vorgang, bei dem als einziger eine E-Mail verschickt wird.
Häufige Fragen
Bekomme ich eine E-Mail, wenn mir eine Aufgabe zugewiesen wird? Nein. Neue Aufgaben sehen Sie auf Ihrer Startseite und auf dem Teamboard Ihres Teams. Eine E-Mail versendet ValueStreamer nur beim Zurücksetzen des Passworts.
Wer sieht, was ich in eine Karte schreibe? Alle Personen mit Zugriff auf die Karte, die Liste oder das Teamboard. Vertrauliche Inhalte gehören deshalb nicht in das Beschreibungsfeld.