🔍 Inhalt
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Neuen Benutzer anlegen
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Benutzerprofil bearbeiten
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Benutzer deaktivieren
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Benutzer löschen
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Weitere Hinweise
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Tipps & Best Practices
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Nächste Schritte
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FAQ
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Weiterführende Artikel
🛠️ So funktioniert’s
➕ Neuen Benutzer anlegen
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Öffne das ⚙️ Zahnrad-Symbol oben rechts
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Navigiere zu Benutzerverwaltung
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Klicke auf das „+“-Symbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen
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Fülle alle Pflichtfelder aus (siehe unten)
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Weise Teams, Heimatteam und Rollen zu
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Klicke auf „Änderungen übernehmen“, um den Benutzer zu speichern
📸 Screenshot: Benutzer anlegen
✏️ Benutzerprofil bearbeiten
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Bestehende Benutzer kannst du über die Profilmaske anpassen
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Teammitgliedschaften hinzufügen oder entfernen
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Rollen vergeben oder entziehen
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Externen Zugriff aktivieren
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Sprache, Zeitzone oder Kapazität ändern
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Initialpasswort setzen
📸 Screenshot: Benutzerprofil mit Bearbeitungsoptionen
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📋 Pflichtfelder im Überblick
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| 👤 Vorname & Nachname | Zur Identifikation im System |
| ✉️ E-Mail-Adresse | Wird als Login verwendet |
| 🏠 Heimatteam | Zentrales Team im Profil |
| ⏱️ Verfügbare Kapazität | Wöchentliche Arbeitszeit (z. B. 40h) |
| ➕ Kapazitätsreserve | Optionaler Puffer (z. B. 8h) |
| 🕓 Zeitzone | Für lokalisierten Einsatz |
| 🌍 Sprache & Land | Systemdarstellung |
💡 Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig der Benutzername.
🔐 Passwort wird beim ersten Login gesetzt – sofern Passwortrichtlinien erfüllt sind.
🚫 Benutzer deaktivieren
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Öffne die Benutzerverwaltung
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Setze die Checkbox beim Benutzer
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Klicke auf „Deaktivieren“
📸 Screenshot: Benutzerverwaltung mit Auswahl
🔒 Was passiert bei Deaktivierung:
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Kein Login mehr möglich
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Benutzerstatus = Deaktiviert
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Aufgaben, Kommentare und Aktivitäten bleiben erhalten
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Kann jederzeit reaktiviert werden
🗑️ Benutzer löschen
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Setze die Checkbox beim Benutzer
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Klicke auf „Löschen“
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Lies die Sicherheitsabfrage sorgfältig
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Entscheide: Abbrechen oder OK → Benutzer wird dauerhaft entfernt
📸 Screenshot: Sicherheitsdialog vor Löschung
🧾 Was passiert beim Löschen:
| Bereich | Verhalten nach dem Löschen |
|---|---|
| Erstellte Inhalte | Kennzeichnung als „Deleted User“ |
| Maßnahmen | Werden ggf. gelöscht oder neutralisiert |
| Aufgaben & Prozesse | Auf „nicht zugewiesen“ gesetzt |
| Rückmeldungen / Go&Sees | Optional löschbar je nach Auswahl |
ℹ️ Weitere Hinweise
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Nur Systemadministratoren dürfen Benutzer anlegen, deaktivieren oder löschen
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Deaktivieren ist reversibel, Löschen endgültig
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Benutzer ohne Heimatteam werden in Berichten ggf. nicht korrekt erfasst
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Export vor dem Löschen empfohlen
✨ Tipps & Best Practices
💡 Lege Benutzer erst an, wenn Teams & Rollen definiert sind
⚠️ Nutzer ohne Kapazität oder Heimatteam führen zu Inkonsistenzen in Auswertungen
✨ Verwende einheitliche Benutzernamen (z. B. vorname.nachname)
💡 Deaktivieren statt Löschen, wenn Unsicherheit über Rückkehr besteht
⚠️ Führe regelmäßige Zugriffs-/Lizenzprüfungen durch
🚀 Nächste Schritte
✅ Neuen Benutzer anlegen
✅ Kapazität und Heimatteam zuweisen
✅ Rollen und Teams festlegen
✅ Bei Bedarf deaktivieren oder löschen
✅ Export zur Dokumentation nutzen
❓ FAQ
Was passiert mit Aufgaben bei Deaktivierung?
→ Aufgaben bleiben erhalten, Benutzer kann sie aber nicht mehr bearbeiten.
Kann ich einen gelöschten Benutzer wiederherstellen?
→ Nein, Löschungen sind endgültig.
Was ist der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen?
→ Deaktivieren ist reversibel – Löschen nicht.
Zählen deaktivierte Benutzer zur Lizenz?
→ Nein, sie fallen aus der aktiven Lizenzanzahl heraus.
Was muss vor dem Löschen geprüft werden?
→ Ob offene Aufgaben, Maßnahmen oder Rollen noch übertragen werden müssen.
📚 Weiterführende Artikel
🔗 [Passwort zurücksetzen]
🔗 [Benutzerlisten exportieren]
🔗 [Teammitgliedschaften verwalten]
🔗 [Rollen und Rechte verstehen]