👤 Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen

🔍 Inhalt

Neuen Benutzer anlegen
Benutzerprofil bearbeiten
Benutzer deaktivieren
Benutzer löschen
Weitere Hinweise
Tipps & Best Practices
Nächste Schritte
FAQ
Weiterführende Artikel

🛠️ So funktioniert’s

➕ Neuen Benutzer anlegen

Öffne das ⚙️ Zahnrad-Symbol oben rechts
Navigiere zu Benutzerverwaltung
Klicke auf das „+“-Symbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen
Fülle alle Pflichtfelder aus (siehe unten)
Weise Teams, Heimatteam und Rollen zu
Klicke auf „Änderungen übernehmen“, um den Benutzer zu speichern
📸 Screenshot: Benutzer anlegen

✏️ Benutzerprofil bearbeiten

Bestehende Benutzer kannst du über die Profilmaske anpassen
- Teammitgliedschaften hinzufügen oder entfernen
- Rollen vergeben oder entziehen
- Externen Zugriff aktivieren
- Sprache, Zeitzone oder Kapazität ändern
- Initialpasswort setzen
  📸 Screenshot: Benutzerprofil mit Bearbeitungsoptionen

📋 Pflichtfelder im Überblick

Feld	Beschreibung
👤 Vorname & Nachname	Zur Identifikation im System
✉️ E-Mail-Adresse	Wird als Login verwendet
🏠 Heimatteam	Zentrales Team im Profil
⏱️ Verfügbare Kapazität	Wöchentliche Arbeitszeit (z. B. 40h)
➕ Kapazitätsreserve	Optionaler Puffer (z. B. 8h)
🕓 Zeitzone	Für lokalisierten Einsatz
🌍 Sprache & Land	Systemdarstellung

💡 Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig der Benutzername.
🔐 Passwort wird beim ersten Login gesetzt – sofern Passwortrichtlinien erfüllt sind.

🚫 Benutzer deaktivieren

Öffne die Benutzerverwaltung
Setze die Checkbox beim Benutzer
Klicke auf „Deaktivieren“
📸 Screenshot: Benutzerverwaltung mit Auswahl

🔒 Was passiert bei Deaktivierung:

Kein Login mehr möglich
Benutzerstatus = Deaktiviert
Aufgaben, Kommentare und Aktivitäten bleiben erhalten
Kann jederzeit reaktiviert werden

🗑️ Benutzer löschen

Setze die Checkbox beim Benutzer
Klicke auf „Löschen“
Lies die Sicherheitsabfrage sorgfältig
Entscheide: Abbrechen oder OK → Benutzer wird dauerhaft entfernt
📸 Screenshot: Sicherheitsdialog vor Löschung

🧾 Was passiert beim Löschen:

Bereich	Verhalten nach dem Löschen
Erstellte Inhalte	Kennzeichnung als „Deleted User“
Maßnahmen	Werden ggf. gelöscht oder neutralisiert
Aufgaben & Prozesse	Auf „nicht zugewiesen“ gesetzt
Rückmeldungen / Go&Sees	Optional löschbar je nach Auswahl

ℹ️ Weitere Hinweise

Nur Systemadministratoren dürfen Benutzer anlegen, deaktivieren oder löschen
Deaktivieren ist reversibel, Löschen endgültig
Benutzer ohne Heimatteam werden in Berichten ggf. nicht korrekt erfasst
Export vor dem Löschen empfohlen

✨ Tipps & Best Practices

💡 Lege Benutzer erst an, wenn Teams & Rollen definiert sind
⚠️ Nutzer ohne Kapazität oder Heimatteam führen zu Inkonsistenzen in Auswertungen
✨ Verwende einheitliche Benutzernamen (z. B. vorname.nachname)
💡 Deaktivieren statt Löschen, wenn Unsicherheit über Rückkehr besteht
⚠️ Führe regelmäßige Zugriffs-/Lizenzprüfungen durch

🚀 Nächste Schritte

✅ Neuen Benutzer anlegen
✅ Kapazität und Heimatteam zuweisen
✅ Rollen und Teams festlegen
✅ Bei Bedarf deaktivieren oder löschen
✅ Export zur Dokumentation nutzen

❓ FAQ

Was passiert mit Aufgaben bei Deaktivierung?
→ Aufgaben bleiben erhalten, Benutzer kann sie aber nicht mehr bearbeiten.

Kann ich einen gelöschten Benutzer wiederherstellen?
→ Nein, Löschungen sind endgültig.

Was ist der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen?
→ Deaktivieren ist reversibel – Löschen nicht.

Zählen deaktivierte Benutzer zur Lizenz?
→ Nein, sie fallen aus der aktiven Lizenzanzahl heraus.

Was muss vor dem Löschen geprüft werden?
→ Ob offene Aufgaben, Maßnahmen oder Rollen noch übertragen werden müssen.

📚 Weiterführende Artikel
🔗 [Passwort zurücksetzen]
🔗 [Benutzerlisten exportieren]
🔗 [Teammitgliedschaften verwalten]
🔗 [Rollen und Rechte verstehen]