📤 Wer darf Listen exportieren?

🔍 Inhalt

Standardverhalten: Exportberechtigung nach Rolle
Einschränkung über das Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“
Tipps & Best Practices
FAQ

🛠️ So funktioniert’s

Ob ein Benutzer Listen exportieren kann, hängt von zwei Faktoren ab:

der Benutzerrolle und der Teamzugehörigkeit,
der Konfiguration des optionalen Add-ons „Stamm- und Bewegungsdaten“ (falls aktiviert).

Ist das Add-on nicht aktiv, gilt das nachfolgende Standardverhalten. Ist das Add-on aktiv, entscheidet die dort hinterlegte Konfiguration, welche Rollen exportieren dürfen.

Standardverhalten: Exportberechtigung nach Rolle

Systemadministrator

✅ Kann Listen aus allen Teams exportieren.
Keine Einschränkung bezüglich Teamzugehörigkeit.

Admin (Kaskade)

✅ Kann Listen in den Teams seiner zugewiesenen Kaskade(n) exportieren.
ℹ️ Hinweis: Eine Kaskade umfasst typischerweise mehrere zusammenhängende Teams.

Team-Administrator

✅ Kann Listen in seinem Team exportieren.

Standardnutzer (Rolle „Keine“)

✅ Kann Listen nur in den Teams exportieren, in denen er als Teammitglied zugewiesen ist.
⚠️ Achtung: Ohne Teammitgliedschaft ist kein Export möglich.

Extern

✅ Kann Listen nur in den Teams exportieren, in denen er explizit hinzugefügt wurde.
⚠️ Achtung: Externe Rollen haben stark eingeschränkte Zugriffsrechte, der Export in zugewiesenen Teams ist im Standard jedoch erlaubt.

Einschränkung über das Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“

Mit dem optionalen Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“ kann die Berechtigung zum Export von Listen und Kennzahlenwerten gezielt eingeschränkt oder vollständig deaktiviert werden – zum Beispiel, um Anforderungen von Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten zu erfüllen.

Ist das Add-on aktiv, überschreibt die dort gewählte Konfiguration das oben beschriebene Standardverhalten. Der Export kann auf folgende Rollengruppen beschränkt werden:

Nur Team-Mitglieder (Standardeinstellung des Add-ons)
System-Administrator(en)
Kaskaden- & Team-Administrator(en)
oder vollständig deaktiviert

⚠️ Achtung: Ist die Exportfunktion für eine Rolle deaktiviert, wird der Export-Button für die betroffenen Benutzer ausgeblendet – unabhängig von ihrer Teamzugehörigkeit.

ℹ️ Hinweis: Zusätzlich anonymisiert das Add-on benutzerbezogene Daten (z. B. in archivierten Aufgaben, Abweichungen oder Maßnahmen), die älter als ein einstellbarer Zeitraum sind, auf täglicher Basis. Die Frist ist individuell konfigurierbar.

📸 Screenshot: Konfiguration der Exportberechtigung im Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“

👉 Details zur Aktivierung und Konfiguration finden Sie im Artikel: 📋 Stamm- und Bewegungsdaten (Link ergänzen)

✨ Tipps & Best Practices

✉️ Teammitgliedschaft prüfen, wenn Benutzer keinen Export-Button sehen.
🔎 Bei aktivem Add-on zuerst die konfigurierte Exportberechtigung prüfen, bevor die Rolle betrachtet wird – sie ist im Zweifel entscheidend.
🔐 Exporte sind datenschutzrelevant – prüfen Sie Berechtigungen regelmäßig im Kontext der DSGVO.

❓ FAQ

Wer darf eine Liste als CSV- oder Excel-Datei exportieren? Standardmäßig alle Benutzer gemäß ihrer Rolle und Teamzugehörigkeit (Systemadministratoren, Admins (Kaskade) und Team-Administratoren in ihrem Bereich, Standardnutzer und Externe in ihren zugewiesenen Teams). Ist das Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“ aktiv, entscheidet dessen Konfiguration, welche Rollen exportieren dürfen.

Warum sehe ich keinen Export-Button bei einer Liste? Mögliche Ursachen: Sie sind dem entsprechenden Team nicht zugewiesen, oder die Exportfunktion wurde über das Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“ für Ihre Rolle eingeschränkt bzw. vollständig deaktiviert.

Kann der Export vollständig deaktiviert werden? Ja. Über das Add-on „Stamm- und Bewegungsdaten“ lässt sich die Exportfunktion für Listen und Kennzahlenwerte vollständig deaktivieren.

Können Externe Listen exportieren? Standardmäßig ja – in Teams, in denen sie explizit hinzugefügt wurden. Bei aktivem Add-on gilt dies nur, sofern der Export für ihre Rolle freigegeben ist.

Wo kann ich meine Rolle und Teamzugehörigkeit einsehen? Im Benutzerprofil.