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đź“„ Wie automatisiere ich eine Aufgabenanlage beim Phasenwechsel?

Viele Nutzer:innen erwarten, dass beim Wechsel einer Prozesskarte in die nächste Phase automatisch Aufgaben erstellt werden. In diesem Artikel klären wir, warum das nicht automatisch passiert – und welche Alternativen sinnvoll sind.

🔍 Inhalt

  • Automatisierung: Status quo

  • Arbeiten mit Aufgaben-Vorlagen

  • Empfehlung bei wiederkehrenden Prozessen

🛠️ So funktioniert’s

  1. Aktueller Systemstand

    • Es gibt keine automatisierte Aufgabenanlage beim Phasenwechsel.

    • Beim Wechsel der Phase (z. B. von „Planung“ zu „Umsetzung“) wird keine Aufgabe automatisch erzeugt.

  2. Alternative: Aufgaben-Vorlagen nutzen

    • FĂĽr wiederkehrende Aufgaben in bestimmten Phasen kannst du Vorlagen im Prozessboard nutzen.

    • Vorgehen:

      • Erstelle in einer Beispielkarte die typischen Aufgaben manuell

      • Speichere die gesamte Karte (inkl. Aufgaben) als Prozessvorlage

      • Bei neuen Projekten kannst du diese Vorlage direkt ĂĽbernehmen

đź“· Screenshot-Tipp: Prozesskarte mit gespeicherten Aufgaben (optional)

ℹ️ Weitere Hinweise

  • Die Entscheidung gegen eine Automatisierung basiert auf dem Prinzip der bewussten Steuerung durch das Team – jede Phase kann flexibel unterschiedlich ausgeprägt sein.

  • Aufgaben in Prozesskarten sind nicht zwingend – sie dienen zur Feinstrukturierung, wenn sinnvoll.

  • Vorlagen lassen sich jederzeit aktualisieren, um mit veränderten Prozessen mitzuwachsen.

✨ Tipps & Best Practices

  • FĂĽr standardisierte Prozesse (z. B. Produktentwicklung, Onboarding) lohnt sich der Aufbau einer durchdachten Prozessvorlage mit vordefinierten Aufgaben.

  • Nutze die AufgabenĂĽbersicht in der Karte, um Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten frĂĽh zu planen.

  • Gib Aufgaben in einer Vorlage immer so allgemein wie möglich an – z. B. „Review durchfĂĽhren“, statt „Review mit Max“.

🚀 Nächste Schritte

  • Erstelle eine neue Karte mit Aufgabenstruktur

  • Speichere diese als Prozessvorlage

  • Setze die Vorlage bei neuen Prozesskarten ein

âť“ FAQ

Kann ich die Aufgaben automatisch mit dem Phasenwechsel erzeugen lassen?
→ Nein, diese Funktion existiert nicht.

Kann ich Aufgaben an Phasen binden?
→ Nicht direkt – aber du kannst Aufgaben in einer Vorlage speichern, die für die jeweilige Phase gedacht ist.

Gibt es Workarounds fĂĽr mehr Automatisierung?
→ In Verbindung mit einer Integrationsplattform (z. B. Boomi, Lobster_data) könnten komplexere Automationen denkbar sein – das wäre ein individuelles Projekt.

đź”— WeiterfĂĽhrende Artikel

  • Prozessvorlagen erstellen

  • Aufgaben in Prozesskarten nutzen

  • EinfĂĽhrung ins Prozessboard

  • Integrationen mit Drittsystemen (siehe Connectivity)