🔄 Synchronisation von Aufgaben zwischen Aufgabenboard ValueStreamer und Microsoft Planner

🔍 Inhalt

• Voraussetzungen & Komponenten

• Aufbau der Dataverse-Tabellen

• Tabellen importieren oder neu erstellen

• Benutzer- und Aufgabendaten einpflegen

• 🛠️ Flow 1: Aufgaben von ValueStreamer zu Planner synchronisieren

• 🛠️ Flow 2: Aufgabenabschluss in Planner → Update in ValueStreamer

• ✨ Tipps & Best Practices

• ❓ FAQ

Voraussetzungen & Komponenten

• Power Automate-Umgebung mit HTTP-Connector, Microsoft Dataverse und Planner

• Zwei Dataverse-Tabellen:

  • User-Tabelle: Zuordnung der Benutzer (VS ↔ Planner)

  • Task-Tabelle: Zwischenspeicherung und Synchronisierung der Aufgaben

ℹ️ Hinweis: Alle Benutzer müssen in beiden Systemen mit identischer E-Mail-Adresse existieren.

Aufbau der Dataverse-Tabellen

Die Power Automate Flows dienen der Integration zwischen Microsoft Planner und ValueStreamer. Dabei werden Dataverse-Tabellen verwendet, um Aufgabeninformationen zwischen beiden Systemen zu speichern und zu synchronisieren.

Zwei zentrale Tabellen werden dafür benötigt:

• User-Tabelle: Verknüpft ValueStreamer-Nutzer mit Planner-Nutzern

• Task-Tabelle: Dient als zentrale Synchronisationstabelle für Aufgaben

Übersicht der Flows & benötigten Tabellen

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Tabelle importieren

Falls eine Tabelle bereits in einer anderen Umgebung existiert, kann sie exportiert und anschließend in die Zielumgebung importiert werden.

📌 Wichtig nach dem Import:

• Bestehende Daten sollten gelöscht werden

• Spalten-Einstellungen manuell prüfen, z. B.:

  • Interne Namen können abhängig von der Sprache automatisch übersetzt werden (z. B. „Email“ → „E-Mail“)

  • Datentypen werden ggf. reduziert (z. B. DateTime → Date)

📷 Screenshot: Tabelle importieren

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Tabelle neu erstellen

Falls keine passende Tabelle existiert, muss eine neue erstellt werden. Über „+ Neue Tabelle“ → „Spalten und Daten hinzufügen“ kann eine leere Tabelle mit individuellen Spalten angelegt werden.

📷 Screenshot: Neue Tabelle anlegen

💡 Manuell hinzugefügte Spalten erhalten automatisch den internen Prefix cr4b3_, z. B. cr4b3_Assignee.

📷 Screenshot: Beispiel-Spalte erstellen (Assignee)

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User-Tabelle erstellen

Tabellendefinition

• Tabellenname: VS_EJOT-PoC_User

• Primäre Spalte: UUID (Primäre Namensspalte)

• Weitere Spalten: siehe Screenshot unten

📷 Screenshot: Benutzerdefinierte Spalten User-Tabelle

📷 Spaltennamen (mit Schema-Namen):

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User-Daten einfügen

Nach dem Erstellen der Tabelle müssen die User-Daten manuell eingetragen werden.

• UUID: Nutzer-ID aus ValueStreamer

• E-Mail: Muss mit der E-Mail in Planner übereinstimmen

📷 Screenshot: Neue Datenzeile einfügen

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Task-Tabelle erstellen

Tabellendefinition

• Tabellenname: VS_EJOT-PoC_Tasks

• Primäre Spalte: UUID (Primäre Namensspalte)

• Weitere Spalten: siehe Screenshots

📷 Spaltenübersicht (Teil 1):

📷 Spaltenübersicht (Teil 2):

📷 Kompaktansicht für kritische Spalten:

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Weiterführender Schritt

Sobald beide Tabellen angelegt wurden, können die entsprechenden Flows in Power Automate erstellt oder aus einer anderen Umgebung importiert werden.

🛠️ Flow 1: Aufgaben von ValueStreamer zu Planner synchronisieren

🔎 Zweck

Der Flow "Get tasks from ValueStreamer to Planner" dient der bidirektionalen Synchronisierung von Aufgaben eines bestimmten Teams zwischen ValueStreamer und Microsoft Planner. Dabei werden folgende Ziele erreicht:

• Übertragung aller Aufgaben eines definierten ValueStreamer-Teams nach Microsoft Planner

• Aktualisierung bereits übertragener Aufgaben in Planner (z. B. bei Änderung des Bearbeiters)

• Automatische Teams-Benachrichtigung, wenn ein Benutzer eine neue Aufgabe zugewiesen bekommt

🔹 Aufbau: Benötigte Komponenten

Tabellen:

• User-Tabelle: Enthält die Zuordnung zwischen ValueStreamer- und Planner-Benutzern anhand der E-Mail-Adresse.

• Task-Tabelle: Speichert Aufgabeninformationen und dient als Synchronisationsgrundlage.

Dienste:

• Power Automate (inkl. HTTP, Dataverse, Planner, Teams)

• Microsoft Dataverse

• Microsoft Planner

• ValueStreamer REST API

🌍 High-Level-Prozessablauf

1. Trigger: Der Flow wird manuell oder automatisch gestartet.

2. Abruf der Aufgaben: Ein HTTP-GET ruft alle Aufgaben eines bestimmten Teams aus ValueStreamer ab.

3. Verarbeitung der Antwort: JSON-Antwort wird in ein Objekt umgewandelt und in Variablen gespeichert.

4. Benutzerzuordnung: Für jede Aufgabe wird geprüft, ob ein Assignee vorhanden ist und in der User-Tabelle gematcht werden kann.

5. Vergleich & Abgleich:

   • Existiert die Aufgabe nicht in der Task-Tabelle: Neue Aufgabe in Planner erstellen und Tabelle aktualisieren

   • Existiert sie bereits: Werte prüfen und ggf. in Planner updaten (z. B. Zuweisung ändern)

6. Benachrichtigung: Bei neuen Aufgaben mit Zuweisung wird eine Nachricht in MS Teams gesendet

📷  Get Task from VS to Planner Overview

📝 Detaillierter Ablauf

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine ausführliche PDF-Dokumentation zum technischen Ablauf. Diese bietet Ihnen einen strukturierten Überblick über die einzelnen Schritte der Prozessintegration sowie praxisnahe Hinweise für eine erfolgreiche Umsetzung.

👉 Technical Process (detailed)

✅ Fall 1: Aufgabe nur in ValueStreamer & zugewiesen

• Aufgabe wird in Task-Tabelle eingetragen

• Aufgabe wird in Planner erstellt inkl. Assignee

• Teams-Nachricht an Benutzer

✅ Fall 2: Aufgabe nur in ValueStreamer & nicht zugewiesen

• Aufgabe wird ohne Zuweisung in Task-Tabelle eingetragen

• Planner-Aufgabe wird ohne Assignee erstellt

✅ Fall 3: Aufgabe in beiden Systemen vorhanden & zugewiesen

• Planner-Aufgabe wird aktualisiert (Titel, Beschreibung, Due Date etc.)

• Wenn Assignee geändert: alter Benutzer wird entfernt, neuer zugewiesen

• Teams-Nachricht an neuen Assignee

✅ Fall 4: Aufgabe in beiden Systemen vorhanden & nicht zugewiesen

• Planner-Aufgabe wird synchronisiert

• Assignee (falls vorhanden) wird entfernt

🛠️ Flow 2: Aufgabenabschluss in Planner → Update in ValueStreamer

Zweck

• Wenn Planner-Aufgabe abgeschlossen → Status in ValueStreamer aktualisieren

• Optional: Neue T-Card erstellen, wenn tcard = true

verwendete Tabellen

• VS_EJOT_PoC_Tasks

Ablauf (High-Level)

1. Trigger: Aufgabe in Planner abgeschlossen

2. Suche Aufgabe über Planner-ID in Task-Tabelle

3. UUID (ValueStreamer) extrahieren

4. HTTP-GET → Aufgabeninformationen abrufen

5. JSON-Antwort parsen

6. HTTP-PUT → Aufgabe in ValueStreamer auf „done“ setzen

7. Task-Tabelle aktualisieren

8. Wenn tcard = true:

   • newDueDate berechnen

   • HTTP-POST → neue T-Card in VS erstellen

📸 Screenshot: Flow-Diagramm „Update Valuestreamer task when Planner task is completed“

Im folgenden PDF finden Sie die technische Beschreibung, die Ihnen Schritt für Schritt den Ablauf und die Hintergründe der Integration erläutert.


👉 Technical process (detailed) of flow "Update ValueStreamer task when Planner task is completed"

✨ Tipps & Best Practices

✨ Tipp: Nutze Office365-User-Connector zur dynamischen Benutzeridentifikation

• Flows modular aufbauen → HTTP, Parse, Condition, Update klar trennen

• Spaltennamen und Datentypen nach Import immer prüfen

• Testumgebung vor Produktivstart verwenden

• Nur konsistente E-Mail-Adressen synchronisieren

❓ FAQ

Wie finde ich heraus, ob eine Aufgabe bereits synchronisiert wurde?

Prüfe UUID und Planner-ID in der Task-Tabelle.

Was passiert, wenn ein Benutzer nicht in der User-Tabelle ist?

Die Aufgabe wird entweder ohne Zuweisung erstellt oder ignoriert.

Wie gehe ich mit mehrfach vorhandenen Aufgaben in der Task-Tabelle um?

Doppelte UUID vermeiden oder per Bedingung filtern.

Wird automatisch eine T-Card erstellt?

Nur wenn tcard = true gesetzt ist.