🔍 Inhalt
- Grundlagen: Kapazität und Reserve
- Berechnung der Auslastung
- Darstellung im Aufgabenboard
- Farbkennzeichnung (Ampelsystem)
- Mehrteamzugehörigkeit & Heimatteam
- Tipps & Best Practices
- FAQ
Grundlagen: Kapazität und Reserve festlegen
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Öffnen Sie das Benutzerprofil eines Teammitglieds.
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Tragen Sie unter Verfügbare Kapazität die wöchentliche SOLL-Kapazität (z. B. 40 h) sowie eine empfohlene Kapazitätsreserve ein (z. B. 8 h = 20 %).
📸 Screenshot: Benutzerprofil mit SOLL-Kapazität und Reserve-Eingabe
✨ Tipp: Planen Sie methodisch mit max. 80 % Auslastung, um Puffer für Störungen, Rückfragen und unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.
Berechnung der Auslastung
Die IST-Auslastung eines Mitarbeiters ergibt sich aus allen Aufgaben, die sich in der Spalte „Aktuelle Woche“ und „Fertig“ befinden und dort den Status „in Arbeit“ oder „abgeschlossen“ haben.
📸 Screenshot: Aufgabenboard mit markierter Spalte „Aktuelle Woche“ und „Fertig“
ℹ️ Hinweis: Aufgaben in „Nächste Woche“ oder „Speicher“ werden nicht berücksichtigt – sie fließen erst in die Auslastung ein, wenn sie zeitlich aktiv geplant und im Fortschritt vorangeschritten sind.
Darstellung im Aufgabenboard
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Wechseln Sie zur Steuerungsansicht im Aufgabenboard.
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Jede Zeile stellt ein Teammitglied dar. Links wird die aktuelle Auslastung als Balkendiagramm angezeigt.
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Zeiträume sind in Swimlanes gegliedert (z. B. „Aktuelle Woche“, „Nächste Woche“). Diese Bezeichnungen sind individuell anpassbar.
📸 Screenshot: Aufgabenboard mit Swimlanes und Balkenanzeige
ℹ️ Hinweis: Das Aufgabenboard im Heimatteam zeigt standardmäßig alle Aufgaben aus allen Teams, in denen die Person beteiligt ist.
Farbkennzeichnung (Ampelsystem)
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | IST-Auslastung ≤ (SOLL - Reserve) |
| Gelb | (SOLL - Reserve) < IST < SOLL |
| Rot | IST ≥ SOLL |
⚠️ Achtung: Wenn SOLL-Kapazität und Reserve auf 0 gesetzt sind, wird keine Anzeige für Auslastung eingeblendet (Stand: Update vom 10.06.2025).
Mehrteamzugehörigkeit & Heimatteam
Ein Mitarbeiter kann mehreren Teams gleichzeitig zugeordnet sein und über Teamgrenzen hinweg Aufgaben erhalten. Das kann die Übersichtlichkeit erschweren.
✨ Tipp: Nutzen Sie das Heimatteam eines Mitarbeiters als zentrales Steuerungsboard:
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Alle Aufgaben aus verschiedenen Teams werden dort automatisch zusammengeführt.
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Die Ressourcen- und Auslastungsanzeige summiert alle zugewiesenen Aufgaben unabhängig vom Ursprungsteam.
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Dies ermöglicht eine zentrale Steuerung der persönlichen Auslastung.
ℹ️ Hinweis: Alternativ lassen sich auch auf der Startseite alle „Meine Aufgaben“ teamübergreifend einsehen – allerdings ohne visuelle Kapazitätsanzeige wie im Aufgabenboard.
✨ Tipps & Best Practices
- Nutzen Sie „Aufwand (Plan)” zur Aufgabenbewertung in Stunden.
- Weisen Sie Aufgaben dem passenden Zeitraum (z. B. Aktuelle Woche) zu.
- Arbeiten Sie mit Wochen- oder Sprinttakten, um Kapazitäten besser zu strukturieren.
- Berücksichtigen Sie auch nicht dokumentierte Tätigkeiten bei der Kapazitätsplanung.
- Verwenden Sie regelmäßig die Auslastungsanzeige im Teammeeting, um Aufgaben gemeinsam zu verteilen.
- Nutzen Sie Filter und Tags, um Aufgaben schneller pro Mitarbeiter und Zeitraum zu analysieren.
- Verwenden Sie das Heimatteam als zentrale Planungsansicht für jeden einzelnen Mitarbeiter.
Wie wird die Auslastung berechnet?
Die Auslastung ergibt sich aus der Summe aller Aufgaben mit einem "Aufwand (Plan)", die dem Mitarbeiter im Zeitraum „Aktuelle Woche“ oder „Fertig“ zugewiesen sind und sich im Status „in Arbeit“ oder „abgeschlossen“ befinden.
Warum ist bei manchen Mitarbeitern kein Auslastungsbalken sichtbar?
Wird im Benutzerprofil sowohl für SOLL-Kapazität als auch Reserve der Wert 0 eingetragen, wird die Auslastungsanzeige vollständig ausgeblendet.
Was passiert mit Aufgaben außerhalb der aktuellen Woche?
Aufgaben in den Swimlanes „Nächste Woche“ oder „Speicher“ werden nicht in die aktuelle Auslastung einbezogen – sie dienen der Vorbereitung und Vorausplanung.
Kann ich die Swimlane-Bezeichnungen anpassen?
Ja. In der Administration können Sie Bezeichnungen wie „Aktueller Takt“ zu „Aktuelle Woche“ oder „Sprint 1“ ändern – passend zu Ihrem Planungsrhythmus.
Was bedeutet ein roter Balken in der Anzeige?
Der Mitarbeiter ist überplant. Die geplanten Aufgaben übersteigen die verfügbare SOLL-Kapazität.
Wie gehe ich mit Aufgaben aus mehreren Teams um?
Alle teamübergreifenden Aufgaben eines Mitarbeiters werden im Heimatteam gebündelt dargestellt – dort erfolgt auch die zentrale Kapazitätsanzeige.