🧩 Listenvorlagen & FYI/Kaskadierung

🔍 Inhalt

• Listenvorlage erstellen und bearbeiten

• Felder und Anzeigeoptionen konfigurieren

• Kaskadierung aktivieren

• FYI-Funktion aktivieren

• Weitere Hinweise

• Tipps & Best Practices

• Nächste Schritte

• FAQ

• Weiterführende Artikel

🛠️ So funktioniert’s

➕ Listenvorlage erstellen oder bearbeiten

1. Navigiere zu Vorlagen → Listen
   📸 Screenshot: Navigation „Vorlagen → Listen“

2. Klicke auf das Plus-Symbol, um eine neue Vorlage zu erstellen, oder bearbeite eine bestehende

3. Gib die Basisinformationen ein:

   • Titel (mehrsprachig)

   • Bezeichnung des Einzelelements (z. B. „Artikel“). Diese Bezeichnung steht in der Übersicht unterhalb der Liste, neben dem "+" (z.B. "Artikel erstellen"). Zur Vereinfachung kannst du hier "Eintrag" eintragen.
     📸 Screenshot: Schritt 1 – Basisinformationen

4. Kaskadierung und FYI aktivieren (optional)

   • Der Regler „Kaskadierung“ aktiviert automatisch das Pflichtfeld Team

   • Der Regler "zur Info an" aktiviert automatisch die Möglichkeit Listeneinträge in andere Teams, die diese Liste nutzen, zur Information weiterzugeben
     📸 Screenshot: Kaskadierungseinstellung

🧩 Felder und Anzeigeoptionen definieren

• Wähle und konfiguriere Feldtypen (Textfeld, Auswahl, Datum etc.)

• Reihenfolge und Pflichtfelder festlegen
  📸 Screenshot: Ansichtskonfiguration

🔄 Kaskadierung aktivieren

• Regler „Kaskadierung“ im Schritt 1 einschalten

• Automatisches Pflichtfeld Team wird im Schritt 2 hinzugefügt

• Ermöglicht teamübergreifende Listenführung mit Filtersichtbarkeit

• Bei Deaktivierung wird das Feld „Team“ entfernt

🔔 FYI-Funktion aktivieren („Zur Info an“)

• Schalter „Zur Info an“ befindet sich unterhalb der Kaskadierungsoption

• Mit dieser Funktion hat der User die Möglichkeit Listeneinträge in andere Teams, die diese Liste nutzen, zur Information weiterzugeben

• Teams mit FYI erhalten Leserechte (kein Bearbeitungsrecht)
  📸 Screenshot: Erklärung der Funktion

• Filter „Zur Info“ erscheint automatisch in der Listenansicht

📌 FYI-Einträge bleiben nach Abschluss eine Woche lang sichtbar für FYI-Teams
→ So wird sichergestellt, dass Infos nicht direkt nach Erstellung verloren gehen

ℹ️ Weitere Hinweise

• Nur Systemadministratoren dürfen Listenvorlagen erstellen oder ändern

• Kaskadierung ≠ Duplikation – Einträge bleiben in ihrer Ursprungsliste

• FYI funktioniert analog zur FYI-Weitergabe von Maßnahmen – ohne Bearbeitungsrecht

• Es gibt aktuell keine Löschfunktion für Vorlagen - nur Anpassen

• Datenverlust möglich bei Deaktivierung von Kaskadierung ohne vorherige Sicherung

✨ Tipps & Best Practices

✔️ Aktiviere Kaskadierung nur, wenn Listen teamübergreifend verwendet werden sollen
✔️ Nutze FYI für transparente Informationsverteilung ohne Bearbeitungsrecht
✔️ Einheitliche Feldstrukturen erleichtern spätere Auswertung
✔️ Klare Bezeichnungen für Titel und Felder vermeiden Missverständnisse

🚀 Nächste Schritte

✅ Neue Listenvorlage anlegen
✅ Kaskadierung aktivieren
✅ FYI-Funktion konfigurieren
✅ Struktur und Ansicht speichern
✅ Liste Teams zuweisen und nutzen

❓ FAQ

Was passiert beim Deaktivieren der Kaskadierung?
→ Das automatisch erzeugte Feld „Team“ wird gelöscht. Achtung: Datenverlust möglich.

Können FYI-Teams Listeneinträge bearbeiten?
→ Nein, FYI bedeutet reiner Lesezugriff.

Wie lange sehen FYI-Teams abgeschlossene Einträge?
→ Eine Woche nach Abschluss.

Wer darf Listenvorlagen anlegen und ändern?
→ Nur Benutzer mit Systemadministrator-Rechten.

Kann ich die FYI-Funktion unabhängig aktivieren?
→ Nein, nur in Kombination mit aktiver Kaskadierung.