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🧩 A3‑Problemlösung – Komplexe Probleme nachhaltig lösen

Die A3‑Problemlösung ist eine strukturierte und schrittweise Methode zur nachhaltigen Behebung komplexer Probleme in Teams. In diesem Artikel erfahren Sie, wann der Einsatz eines A3‑Reports sinnvoll ist, wie er sich vom PDCA‑Ansatz (Fehlerabstellmaßnahme) unterscheidet und wie Sie die Methode konsequent in 7 Schritten anwenden – von der Problembeschreibung bis zur Standardisierung. Der Fokus liegt auf bewährten Analysemethoden wie Ishikawa (Fischgrät‑Diagramm) und der 5‑Why‑Analyse sowie der aktiven Einbindung des Teams. Ergänzend erhalten Sie praxisnahe Screenshots aus dem ValueStreamer®‑System zur Unterstützung.

🔍 Inhalt

📌 Wann setze ich A3 ein – und wann genügt PDCA?

A3‑Problemlösung:

  • Bei komplexen Problemen, deren Ursachen noch unklar sind.

  • Wenn eine nachhaltige und langfristige Lösung angestrebt wird.

PDCA‑Maßnahme:

  • Wenn Ursache und Lösung bereits bekannt sind und es um die reine Umsetzung geht. 

✨ Tipp: Prüfen Sie bei jeder Abweichung, ob es sich um ein „einfaches“ Problem handelt (klar definierbare Ursache)
→ dann PDCA reichen kann; oder ob tieferliegende Ursachen auf mehreren Ebenen vorliegen → dann A3 sinnvoll ist.

📌 Die 7 Schritte der A3‑Problemlösung

Schritt 1 – Titel & Hintergrundbeschreibung

  • Öffnen Sie im System eine neue Maßnahme über „+ Maßnahme“ innerhalb einer Abweichung.

  • Der Titel der Abweichung wird automatisch übernommen.

  • Legen Sie das verantwortliche Team, den Auftraggeber und beteiligte Personen fest.

  • Ziel: Neugier erzeugen und Relevanz aufzeigen.
    📸 Screenshot: Basisinformationen (z. B. erste Ansicht)
    📸 Screenshot: Hintergrundbeschreibung und Relevanz
    ⚠️ Achtung: Hintergrund und Relevanz klar beschrieben

Schritt 2 – Problembeschreibung & Sofortmaßnahmen

  • Füllen Sie alle Pflichtfelder zur Problem­beschreibung vollständig aus (Was? Wo? Wann? Wie zeigt sich das Problem?).

  • Falls möglich: Erfassen Sie direkt Sofortmaßnahmen als Aufgaben (z. B. um Schaden abzufangen).
    📸 Screenshot: Problembeschreibung mit Aufgabenbereich
    ℹ️ Hinweis: Sofortmaßnahmen stehen nicht für die tiefgehende Analyse – sie verschaffen kurzfristig Handlungsspielraum.

Schritt 3 – Zielzustand

  • Definieren Sie einen konkreten, messbaren Zielzustand, der eine signifikante Verbesserung gegenüber dem Ist‑Zustand darstellt.

  • Vermeiden Sie bereits Lösungsideen – fokussieren Sie auf den gewünschten Endzustand.
    📸 Screenshot: Zielzustand‑Eingabemaske
    ✨ Tipp: Nutzen Sie Kennzahlen (z. B. „Wartezeit < 5 Minuten“, „Verzögerung ≤ 1 pro Woche“) zur Zieldefinition.

Schritt 4 – Ursachen‑Wirkungsanalyse

  • Analysieren Sie Ursachen systematisch mittels der Ishikawa‑Diagramm (z. B. 6M – Mensch, Maschine, Methode, Material, Mitwelt, Management).

  • Dokumentieren Sie Wirkung und Einfluss­faktoren im System (z. B. mit Bleistift‑Symbol).
    📸 Screenshot: Ishikawa‑Diagramm‑Ansicht
    ⚠️ Achtung: Wenn nur Symptome analysiert werden, wird die tatsächliche Problemtiefe nicht erreicht.

Schritt 5 – Ursachenermittlung (5‑Why‑Analyse)

  • Legen Sie Aufgaben zu potenziellen Ursachen an.
    📸 Screenshot: Ursachenermittlung (Schnellerfassung)

  • Hinterfragen Sie jede Ursache mit der 5‑Why‑Analyse‑Methode, bis die Kernursache identifiziert ist.

  • Im System markieren Sie Ursachen als „Direkte Ursache“ oder „Nicht relevant“.
    📸 Screenshot: 5‑Why‑Analyse mit Kernursachen‑Markierung
    ✨ Tipp: Arbeiten Sie im Team und diskutieren Sie gemeinsam die „Warum?“‑Fragen – vermeiden Sie Einzelanalyse.

Schritt 6 – Umsetzungsplan

  • Legen Sie Aufgaben zur Beseitigung der Kernursachen fest.

  • Aufgaben erscheinen automatisch im Taskboard des Teams.

  • Nach Abschluss der Maßnahmen: Prüfen Sie, ob das Problem gelöst wurde.

  • Falls nicht gelöst: Gehen Sie zurück zu Schritt 4 oder 5.
    📸 Screenshot: Aufgabenübersicht mit „Problem gelöst?“ Auswahl
    ℹ️ Hinweis: Dokumentieren Sie Fortschritte regelmäßig – z. B. mit Zeitstempeln oder Kommentaren im System.

Schritt 7 – Standardisierung & Abschluss

  • Dokumentieren Sie abschließende Bemerkungen des Teams (Was ist gelernt?).

  • Standardisieren Sie erfolgreiche Maßnahmen und übertragen Sie diese ggf. auf andere Teams.

  • Abschließend wird der A3‑Report archiviert und im globalen Archiv gespeichert.
    📸 Screenshot: Standardisierungsschritt mit finaler Aufgabe
    ⚠️ Achtung: Erst nach erfolgreichem Abschluss darf der Report archiviert werden – sonst gehen wichtige Erkenntnisse verloren.

✨ Tipps & Best Practices

  • 👥 Führen Sie die A3‑Problemlösung im Team, nicht allein.

  • 📚 Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel (Diagramme, Skizzen) – sie fördern das Verständnis.

  • 📝 Halten Sie den Fortschritt regelmäßig im Beschreibungsfeld fest (z. B. „20.11.2025: SMED‑Workshop abgeschlossen“).

  • 🔁 Seien Sie offen für kreative Lösungsansätze – auch außerhalb standardisierter Methoden.

  • 📊 Nutzen Sie die Funktionen Ihres Systems (z. B. in ValueStreamer) zur Verknüpfung von Abweichung → Maßnahme → A3‑Report – das schafft Durchgängigkeit und Transparenz.

❓ FAQ

Wann sollte ich PDCA statt A3 verwenden?
→ Wenn die Ursache und die Lösung bereits bekannt sind und es primär um Umsetzung geht.
→ Wenn die Ursachen unklar sind und eine nachhaltige Lösung erforderlich ist → dann A3.

Wer kann einen A3‑Report sehen?
→ In Ihrem System (Performance im Tool) sind abgeschlossene Reports mandantenweit bzw. unternehmensweit sichtbar im Archiv.

Kann ich Schritte überspringen?
→ ❌ Nein, die Schritte müssen in der vorgegebenen Reihenfolge abgeschlossen werden.

Kann ein abgeschlossener A3‑Report nachträglich bearbeitet werden?
→ Nein. Ein archivierter Report ist nur noch lesbar; Änderungen erfordern die Neuerstellung eines Reports.