🧩 A3-Problemlösung – Komplexe Probleme nachhaltig lösen

🔍 Inhalt

• Wann setze ich A3 ein – und wann genügt PDCA?

• Was ist die A3-Problemlösung?

• Die 7 Schritte der A3-Problemlösung

• Weitere Hinweise

• Tipps & Best Practices

• Nächste Schritte

• FAQ

• Weiterführende Artikel

🛠️ So funktioniert’s

📌 Wann setze ich A3 ein – und wann genügt PDCA?

• A3-Problemlösung:

  • Bei komplexen Problemen, deren Ursachen noch unklar sind.

  • Wenn eine nachhaltige und langfristige Lösung angestrebt wird.

• PDCA-Maßnahme:

  • Wenn Ursache und Lösung bereits bekannt sind und es um die reine Umsetzung geht.

📌 Die 7 Schritte der A3-Problemlösung

Schritt 1 – Titel & Hintergrundbeschreibung

• A3-Report über „+ Maßnahme“ in einer Abweichung starten.

• Titel der Abweichung wird automatisch übernommen.

• Verantwortliches Team, Auftraggeber und Beteiligte festlegen.

• Ziel: Neugierig machen und Relevanz aufzeigen.
  📸 Screenshot: Titelfeld & Hintergrundbeschreibung

Schritt 2 – Problembeschreibung & Sofortmaßnahmen

• Pflichtfelder zum Problem vollständig ausfüllen.

• Falls möglich: Sofortmaßnahmen als Aufgaben direkt erstellen.

• Hinweis: Sofortmaßnahmen dienen dem unmittelbaren Handeln und ersetzen nicht die A3-Analyse.
  📸 Screenshot: Problembeschreibung mit Aufgabenbereich

Schritt 3 – Zielzustand

• Konkretes, messbares Ziel definieren, das eine signifikante Verbesserung gegenüber dem Ist-Zustand darstellt.

• Keine vorschnellen Lösungen formulieren – Fokus auf den gewünschten Endzustand.
  📸 Screenshot: Zielzustand-Eingabemaske

Schritt 4 – Ursachen-Wirkungsanalyse

• Ursachen mithilfe der Ishikawa-Methode (z. B. 6M-Fischgrät-Diagramm) strukturiert analysieren.

• Mit dem Bleistiftsymbol im System Wirkung und Einflussfaktoren dokumentieren.

• Ziel: Echte Ursachen finden, keine Symptome behandeln.
  📸 Screenshot: Ishikawa-Diagramm-Ansicht

Schritt 5 – Ursachenermittlung (5-Why-Analyse)

• Aufgaben zu potenziellen Ursachen anlegen.

• Ergebnisse mit der 5-Why-Methode hinterfragen und Kernursachen identifizieren.

• Im System Ursachen klar markieren („Direkte Ursache“ / „Nicht relevant“).
  📸 Screenshot: 5-Why-Analyse mit Kernursachen-Markierung

Schritt 6 – Umsetzungsplan

• Aufgaben zur Lösung der Kernursachen festlegen.

• Aufgaben werden automatisch im Taskboard des Teams sichtbar.

• Nach Abschluss der Maßnahmen: Prüfen, ob das Problem gelöst wurde.

  • Falls nicht gelöst: Zurück zu Schritt 4 oder 5.
    📸 Screenshot: Aufgabenübersicht mit „Problem gelöst?“ Auswahl

Schritt 7 – Standardisierung & Abschluss

• Abschließende Bemerkungen dokumentieren.

• Erfolgreiche Maßnahmen standardisieren und an andere Teams weitergeben.

• Der A3-Report wird nach Abschluss ins globale Archiv übernommen.
  📸 Screenshot: Standardisierungsschritt mit finaler Aufgabe

ℹ️ Weitere Hinweise

• Archivierte A3-Reports sind mandantenweit sichtbar.

• Die Schritte müssen in der vorgegebenen Reihenfolge abgeschlossen werden.

• Pflichtfelder sorgen für eine strukturierte und vollständige Dokumentation.

✨ Tipps & Best Practices

👥 Führe die A3-Problemlösung immer im Team durch, nicht allein.
📚 Nutze visuelle Hilfsmittel wie Diagramme und Skizzen für mehr Klarheit.
📝 Halte den Fortschritt regelmäßig im Beschreibungsfeld fest, z. B. mit Zeitstempeln und Kommentaren.
🔁 Sei offen für kreative Lösungsansätze – auch abseits standardisierter Methoden.

❓ FAQ

Wann sollte ich PDCA statt A3 verwenden?
→ Wenn die Ursache und Lösung bereits bekannt sind → PDCA.
→ Wenn die Ursachen unklar sind und eine nachhaltige Lösung erforderlich ist → A3.

Wer kann einen A3-Report sehen?
→ Alle Teams innerhalb des Mandanten; abgeschlossene A3-Reports sind im globalen Archiv sichtbar.

Kann ich Schritte überspringen?
→ ❌ Nein, die Schritte müssen in der vorgegebenen Reihenfolge abgeschlossen werden.

Kann ein abgeschlossener A3-Report nachträglich bearbeitet werden?
→ Nein, abgeschlossene A3-Reports sind nur noch lesbar. Änderungen erfordern die Erstellung eines neuen Reports.