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🔗 Verknüpfung von Prozess- und Aufgabenboard

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Formular-ID gezielt einsetzen kannst, um Prozessaktivitäten, Aufgaben und Sub-Prozesse eindeutig zu verknüpfen. Damit stellst du eine klare Zuordnung und einfache Rückverfolgbarkeit sicher – auch über Board-Grenzen hinweg.

🔍 Inhalt

  • 📄 Was ist die Formular-ID?

  • 🔗 Wie funktioniert die Verknüpfung?

  • 🧬 Was wird vererbt?

  • 👁️ Wichtige Hinweise zur Sichtbarkeit

  • ✨ Tipps & Best Practices

  • 🚀 Nächste Schritte

  • ❓ FAQ

  • 📚 Weiterführende Artikel

🛠️ So funktioniert’s

📄 Was ist die Formular-ID?

Die Formular-ID ist ein frei definierbares Feld innerhalb einer Prozessaktivität.
Du kannst es optional selbst befüllen, um eine individuelle ID für die spätere Verknüpfung festzulegen.

📸 Screenshot zeigt das leere Formular-ID Feld bei einer neuen Prozessaktivität.

Empfehlung:
Verwende eine sprechende ID, z.B. KA-78492 oder PROJ-Kunde-Müller, um die Zuordnung später leichter vornehmen zu können.

🔗 Wie funktioniert die Verknüpfung?

  1. Prozessaktivität öffnen

    • Gehe in das gewünschte Prozessboard.

    • Öffne eine bestehende Prozessaktivität oder lege eine neue an.

  2. Formular-ID vergeben (optional, aber empfohlen)

    • Trage im Feld „Formular-ID“ eine eindeutige Kennung ein.

  3. Aufgaben und Sub-Prozesse erstellen

    • Wechsel in den Reiter „Aufgaben“ oder „Sub-Prozesse“.

    • Klicke auf „+ Aufgabe erstellen“ oder „+ Subprozess hinzufügen“.

    📌 Die Formular-ID wird dann automatisch in die neuen Aufgaben und Sub-Prozesse übernommen.

🧬 Was wird vererbt?

Wenn Aufgaben oder Sub-Prozesse aus der Prozessaktivität heraus erstellt werden, werden automatisch folgende Informationen übernommen:

  • 🆔 Formular-ID (zentrale Referenz)

  • 🔗 Verknüpfung zur Aktivität – sichtbar & klickbar

  • 📍 Kontext für Filter & Auswertungen

👁️ Wichtige Hinweise zur Sichtbarkeit

  • Die Formular-ID kann manuell eingetragen und angepasst werden.

  • Die ID wird nach Zuweisung an Aufgaben und Sub-Prozesse automatisch vererbt.

  • Nachträgliche Änderungen an der Formular-ID in der Prozessaktivität aktualisieren die ID auch in den verknüpften Aufgaben und Sub-Prozessen.

  • Die Verknüpfung ist beidseitig sichtbar, aber nur aus der Prozessaktivität steuerbar.

✨ Tipps & Best Practices

  • 🏷️ Vergib deiner Prozessaktivität einen klaren Titel + eine gut lesbare ID (z.B. KA-78492: Kunde Müller).

  • 🎯 Nutze die ID im Aufgabenboard gezielt für Filter & Report-Auswertungen.

  • ⚠️ Vermeide es, Aufgaben manuell außerhalb des Prozesses zu erstellen – das führt zu nicht verknüpften Einträgen.

  • 📋 Bei Übergabe- und Review-Meetings sollte die ID-Verknüpfung geprüft werden.

🚀 Nächste Schritte

  • 📋 Aufgaben im Aufgabenboard nach Formular-ID filtern.

  • 📊 In Reports prüfen, ob Aufgaben und Sub-Prozesse korrekt zugeordnet sind.

  • 🔁 Sub-Prozesse direkt im Kontext der Aktivität anlegen und pflegen.

❓ FAQ

Kann ich die Formular-ID nachträglich ändern?
✅ Ja, in der Prozessaktivität. Alle zugehörigen Aufgaben und Sub-Prozesse werden automatisch angepasst.

Was passiert, wenn ich eine Aufgabe außerhalb der Prozessaktivität erstelle?
➡️ Die Aufgabe wird nicht automatisch verknüpft. Du musst die Formular-ID manuell ergänzen.

Warum erscheint die ID nicht in einer neuen Aufgabe?
➡️ Stelle sicher, dass du die Aufgabe aus der Prozessaktivität heraus erstellst und die Formular-ID dort bereits hinterlegt ist.