🔍 Inhalt
- Was ist die Formular-ID?
- Wie funktioniert die Verknüpfung?
- Was wird vererbt?
- Wichtige Hinweise zur Sichtbarkeit
- Aufgaben nachträglich mit Prozessen verknüpfen
- Tipps & Best Practices
- FAQ
📄 Was ist die Formular-ID?
Die Formular-ID ist ein frei definierbares Feld innerhalb einer Prozessaktivität.
Du kannst es optional selbst befüllen, um eine individuelle ID für die spätere Verknüpfung festzulegen.
📸 Screenshot zeigt das leere Formular-ID Feld bei einer neuen Prozessaktivität.
Empfehlung:
Verwende eine sprechende ID, z.B. KA-78492 oder PROJ-Kunde-Müller, um die Zuordnung später leichter vornehmen zu können.
🔗 Wie funktioniert die Verknüpfung?
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Prozessaktivität öffnen
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Gehe in das gewünschte Prozessboard.
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Öffne eine bestehende Prozessaktivität oder lege eine neue an.
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Formular-ID vergeben (optional, aber empfohlen)
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Trage im Feld „Formular-ID“ eine eindeutige Kennung ein.
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Aufgaben und Sub-Prozesse erstellen
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Wechsel in den Reiter „Aufgaben“ oder „Sub-Prozesse“.
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Klicke auf „+ Aufgabe erstellen“ oder „+ Subprozess hinzufügen“.
📌 Die Formular-ID wird dann automatisch in die neuen Aufgaben und Sub-Prozesse übernommen.
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🧬 Was wird vererbt?
Wenn Aufgaben oder Sub-Prozesse aus der Prozessaktivität heraus erstellt werden, werden automatisch folgende Informationen übernommen:
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🆔 Formular-ID (zentrale Referenz)
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🔗 Verknüpfung zur Aktivität – sichtbar & klickbar
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📍 Kontext für Filter & Auswertungen
👁️ Wichtige Hinweise zur Sichtbarkeit
- Die Formular-ID kann manuell angepasst werden.
- Änderungen in der Prozessaktivität aktualisieren automatisch alle verknüpften Aufgaben/Sub-Prozesse.
- Die Verknüpfung ist beidseitig sichtbar, aber nur in der Prozessaktivität steuerbar.
🔁 Aufgaben nachträglich mit Prozessen verknüpfen (Bottom-up)
Wenn eine Aufgabe außerhalb eines Prozesses erstellt wurde, kann sie nachträglich verknüpft werden:
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Öffnen Sie die betreffende Aufgabe.
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Navigieren Sie zum Bereich „Verknüpfung und Vererbung“.
📸 Screenshot: Verknüpfung und Vererbung
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Wählen Sie ein Team aus der Dropdown-Liste.
Dropdown mit Team-Auswahl (nur Teams mit Prozessboards werden angezeigt).✨ Tipp: Falls ein erwartetes Team fehlt, prüfen Sie, ob im zugehörigen Bereich bereits ein Prozessboard existiert.
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Wählen Sie anschließend den zugehörigen Prozess (Prozessboard).
Prozessauswahl (z. B. „Kundenprojekte“, „interne Projekte“) -
Wählen Sie unter „Titel“ eine passende Prozessaktivität aus der Liste.
Titel-Dropdown mit auswählbaren Aktivitäten
ℹ️ Hinweis: Hat die gewählte Prozessaktivität bereits eine Formular-ID, wird diese automatisch übernommen. Andernfalls bleibt das Feld leer.
ℹ️ Hinweis: Die Dropdowns „Team“, „Prozess“ und „Titel“ entsprechen exakt der Funktionalität im Prozessboard. Die Verknüpfung ist nur möglich, wenn im Ziel-Prozessformular eine entsprechende Verknüpfung vorgesehen ist.
✨ Tipps & Best Practices
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🏷️ Verwenden Sie eine konsistente ID-Struktur (z. B.
PROJ-Kunde-Datum) zur besseren Filterung. -
📋 Prüfen Sie bei Übergaben, ob Aufgaben korrekt verknüpft sind.
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⚠️ Aufgaben außerhalb des Prozesses sollten nachträglich verknüpft werden, um Auswertungen nicht zu verfälschen.
❓ FAQ
Kann ich die Formular-ID nachträglich ändern?
Ja, in der Prozessaktivität. Alle zugehörigen Aufgaben und Sub-Prozesse werden automatisch angepasst.
Was passiert, wenn ich eine Aufgabe außerhalb der Prozessaktivität erstelle?
Die Aufgabe wird nicht automatisch verknüpft. Du musst die Formular-ID manuell ergänzen.
Warum erscheint die ID nicht in einer neuen Aufgabe?
Stelle sicher, dass du die Aufgabe aus der Prozessaktivität heraus erstellst und die Formular-ID dort bereits hinterlegt ist.