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📄 Verknüpfung von Prozess- und Aufgabenboard

Das Prozessboard bildet übergeordnete Projekte und Abläufe in Phasen ab. Im Fokusmodus einer Prozessaktivität können Sub-Prozesse, Aufgaben und Checklisten erstellt werden – diese sind automatisch mit dem übergeordneten Prozess verknüpft. Die Verknüpfung erfolgt u. a. über die Formular-ID, die als eindeutige Referenz dient. So entsteht eine klare Zuordnung und Nachvollziehbarkeit in der Umsetzung – über Boardgrenzen hinweg.

🔍 Inhalt

  • Was ist die Formular-ID?

  • Wie funktioniert die Verknüpfung?

  • Was wird vererbt?

  • Wichtige Hinweise zur Sichtbarkeit

🛠️ So funktioniert’s

  1. Prozessaktivität öffnen

    • Öffne eine bestehende Prozessaktivität im Prozessboard.

    • Gehe auf den Tab „Aufgaben“ oder „Sub-Prozesse“.

  2. Formular-ID prüfen

    • Jede Prozessaktivität besitzt eine Formular-ID (z. B. KA-78492).

    • Diese ID ist zentral für die Verknüpfung – sie wird an Aufgaben/Subprozesse vererbt.

     

  3. Neue Aufgabe oder Subprozess erstellen

    • Klicke im entsprechenden Reiter auf „+ Aufgabe erstellen“ oder „+ Subprozess hinzufügen“.

    • Die Formular-ID der übergeordneten Prozessaktivität wird automatisch übernommen und in der Aufgabe/Subprozess gespeichert.

  4. Verknüpfung sichtbar machen

    • Im Aufgabenboard und Subprozess-Ansicht erscheint die Verknüpfung über die Formular-ID.

    • Die Aufgabe/Subprozess kann durch Klick auf die ID der Prozessaktivität zugeordnet werden.

ℹ️ Weitere Hinweise

  • Die Verknüpfung erfolgt automatisch über die Formular-ID, sofern du aus der Prozessaktivität heraus arbeitest.

  • Die Vererbung funktioniert nur in dieser Richtung: von Prozessaktivität → Aufgabe/Subprozess.

  • Die Zuordnung ist sichtbar auf beiden Seiten, jedoch nicht editierbar über das Aufgabenboard.

✨ Tipps & Best Practices

  • Gib der Formular-ID einen eindeutigen Namen, der das Projekt oder den Auftrag klar beschreibt (z. B. „Kundenauftrag: KA-78492“).

  • Nutze die Verlinkung bei Review-Meetings oder bei der Navigation zwischen Prozess und operativer Ausführung.

  • Achte darauf, dass keine Aufgabe manuell in einem anderen Kontext erstellt wird, um Doppelpflege zu vermeiden.

🚀 Nächste Schritte

  • Aufgaben im Aufgabenboard prüfen und ggf. über die Formular-ID filtern.

  • In Dashboards oder Auswertungen prüfen, ob Aufgaben korrekt zugeordnet sind.

  • Subprozesse im Kontext der Prozessaktivität einplanen.

❓ FAQ

Was passiert, wenn ich eine Aufgabe außerhalb der Prozessaktivität erstelle?
→ Die Aufgabe ist nicht automatisch verknüpft. Die Formular-ID muss manuell eingetragen werden.

Kann ich die Formular-ID nachträglich ändern?
→ Ja, aber nur in der Prozessaktivität. Bereits erstellte Aufgaben/Subprozesse behalten die alte ID.

Wo sehe ich die Verknüpfung im Aufgabenboard?
→ In der Spalte „Verknüpft mit“ wird die Formular-ID angezeigt. Ein Klick führt zur Prozessaktivität.

🔗 Weiterführende Artikel

  • [Erstellen und editieren von Prozessaktivitäten]

  • [Arbeiten im Aufgabenboard]

  • [Filtern und Sortieren im Prozessboard]