📄 Use Case Multiprojektmanagement – Mehrere Projekte digital steuern & synchronisieren

🎥 Videos (folgen) zeigen die wichtigsten Schritte live im System.

🔍 Inhalt

1. Überblick

2. Struktur & Vorbereitung

3. Systemeinrichtung im Detail

4. Abweichungsmanagement & Vorlagen

5. Weitere Hinweise

6. Tipps & Best Practices

7. Nächste Schritte

8. FAQ

9. Weiterführende Artikel

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🛠️ So funktioniert’s

1. 🧭 Überblick

• Ziel: Parallele Projekte zentral steuern

• Fokus: Transparenz, Standardisierung, KPI-Tracking

• Zielgruppe: PMO, Projektleitung, Bereichsverantwortliche

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2. 📐 Struktur & Vorbereitung

• Teams strukturieren: z. B. nach Fachbereich oder Projektart

• Projektvorlagen vorbereiten (inkl. Aufgaben, Subprozesse)

• KPI-Set definieren (z. B. Durchlaufzeit, Status grün/gelb/rot)

• Regelkommunikation für Projektstatus abstimmen

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3. ⚙️ Systemeinrichtung im Detail

🔹 Schritt 1: Teams & Berechtigungen setzen
🎥 Video: Team- & Rollenverwaltung

• Projektteams definieren

• Rollen: Projektleiter, PMO, Contributor

🔹 Schritt 2: Multiprojektboard einrichten
🎥 Video: Projekte anlegen & strukturieren

• Boardtyp: Multiprojektboard auswählen

• Projekte als Einträge hinzufügen

• Status und Metadaten pflegen

🔹 Schritt 3: Prozesse & Aufgaben verknüpfen
🎥 Video: Prozess- und Aufgabenboard verlinken

• Jeder Projekteinstieg kann Aufgaben enthalten

• Automatische Aufgabenvergabe je Phase aktivierbar

🔹 Schritt 4: Vorlagen nutzen
🎥 Video: Vorlage anwenden & individualisieren

• Einheitliche Projektstruktur durch Vorlagen

• Templates für Aufgaben, Prozesse, Checklisten

• Anpassung je Projekt möglich

🔹 Schritt 5: KPI-Tracking konfigurieren
🎥 Video: KPI-Monitoring im Multiprojektboard

• Relevante Kennzahlen: Fortschritt, Aufwand, Risiken

• Visualisierung auf Projekt- und Team-Ebene

• Abweichungen farblich hervorgehoben

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4. 📊 Abweichungsmanagement & Regelkommunikation

🔹 Abweichungsmanagement in zwei Stufen

• Teil 1: Operativ → frühzeitig erfassen, dokumentieren

• Teil 2: Eskalation & Maßnahmen → Führungsebene einbinden

🔹 Regelkommunikation aufsetzen

• Statusmeetings mit digitalen Fokusboards

• Projektübersichten für Stand-Ups oder Reviews

• Templates für wöchentliche Reports

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ℹ️ Weitere Hinweise

• Prozesskarten im Multiprojektboard sind vollständig verknüpft mit Aufgaben, Subprozessen und Checklisten

• Automatisierungen sind auch über mehrere Projekte hinweg möglich

• Änderungen in Vorlagen wirken sich nicht rückwirkend auf bestehende Projekte aus

• Projektkarten sind filterbar nach Label, Status, Team, etc.

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✨ Tipps & Best Practices

• Starte mit einer Master-Vorlage für Projekte – erleichtert Skalierung

• Nutze die Kennzahl „Potenzial“ für Benefits-basierte Steuerung

• Verwende Checklisten für projektübergreifende Qualitätssicherung

• Stelle sicher, dass jede Projektkarte eine klare Zieldefinition enthält

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🚀 Nächste Schritte

• Projektvorlagen finalisieren

• Erste Multiprojektübersicht aufbauen

• Regelkommunikation starten

• Führungsebene mit Dashboard einbinden

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❓ FAQ

Wie viele Projekte kann ich im Multiprojektboard anlegen?
→ Es gibt keine feste Begrenzung – empfohlen sind bis zu 100 für Performance.

Kann ich Phasen und Prozesse je Projekt anpassen?
→ Ja, die Projektvorlage ist Basis, kann aber individuell ergänzt werden.

Wie unterscheidet sich Multiprojekt- von Prozessboard?
→ Multiprojektboard = Fokus auf Projekte; Prozessboard = Fokus auf Phasen innerhalb eines Projekts oder Prozesses.

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🔗 Weiterführende Artikel

• [Vorlagen im Multiprojektmanagement nutzen]

• [Kennzahlen für Projektsteuerung einrichten]

• [Abweichungen im Projektprozess behandeln]

• [Team-Administration im Projektumfeld]