🧮 Abweichungen und Maßnahmen an Kennzahlen erstellen und verknüpfen

🔍 Inhalt

• Warum ist dieses Thema wichtig?
• Voraussetzungen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Tipps & Best Practices
• FAQ

🎯 Warum ist dieses Thema wichtig?

Abweichungen an Kennzahlen sind essenziell für ein wirksames Problemlösungsmanagement. Die direkte Erfassung im KPI-Kontext ermöglicht schnelles Handeln – zum Beispiel durch sofortige Maßnahmen und strukturierte Eskalation.

✅ Voraussetzungen

• ✍️ Schreibrechte im jeweiligen Team

• 📊 Die KPI ist im Team verfügbar

🛠️ So funktioniert’s

1. 📥 Kennzahlenwert erfassen

   • Navigiere zur Kachel „Kennzahlenwerte erfassen“.

   • Trage den Ist-Wert ein.

   • Wird der Sollwert über- oder unterschritten, erscheint automatisch die Schaltfläche „Abweichung“.
     📸 Screenshot: Wert eingeben + Abweichung auslösen

2. ➕ Abweichung anlegen

   • Klicke auf die Schaltfläche „Abweichung“.

   • Der Ist-Wert wird im Dialog übernommen.

   • Fülle folgende Felder aus:

     • Titel: Was ist passiert?

     • Kategorie: z. B. Fehler, Problem

     • Beschreibung

   • Klicke auf „Erstellen“.
     📸 Screenshot: Abweichungsmaske

3. 📊 Abweichung aus der KPI-Ansicht anlegen (nachträglich)

   • Navigiere zu KPIs und öffne die gewünschte Kennzahl.

   • Klicke oben rechts auf „Abweichungsmanagement +“.

   • Wähle den Zeitraum und die KPI-Werte, zu denen du eine Abweichung erstellen möchtest.

   • Fülle die Abweichungsmaske wie gewohnt aus.
     📸 Screenshot: Abweichung direkt aus KPI-Dashboard anlegen

4. 🔗 Maßnahme verknüpfen

   • Nach dem Speichern erscheint die Abfrage: „Maßnahme verknüpfen?“

   • Wähle zwischen:

     • 🔧 PDCA-Maßnahme (Ursache bekannt – direkte Maßnahme)

     • 📄 A3-Report (Ursache unklar – strukturierte Problemanalyse)

   • Ergänze:

     • Team

     • Verantwortliche:r

     • Enddatum

     • Optional: Weitere Aufgaben oder Info-Teams hinzufügen

5. ✅ Maßnahme abschließen

   1. Öffnen Sie die Maßnahme über die Maßnahmenliste.

   2. Wechseln Sie den Fortschritt auf „Act“.

   3. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

   📈 Status-Logik im KPI-Dashboard:

   • 🔴 Rotes PDCA-Symbol: Abweichung ohne verknüpfte Maßnahme

   • 🔵 Blaues PDCA-Symbol: Mindestens eine Maßnahme verknüpft

   ℹ️ Hinweis:
   Nur Teammitglieder mit den entsprechenden Rechten können Maßnahmen abschließen.

✨ Tipps & Best Practices

• 💡 Direkte Verknüpfung spart Zeit und sorgt für höhere Nachvollziehbarkeit.

• 🧩 A3-Report bei unbekannten Ursachen nutzen – für eine strukturierte und nachhaltige Problemanalyse.

• 📅 Regelmäßige Review-Termine für offene Maßnahmen einplanen, um den Fortschritt sicherzustellen.

• 📌 Maßnahmen klar priorisieren und Verantwortlichkeiten direkt festlegen.

❓ FAQ

Was ist der Unterschied zwischen PDCA und A3?
PDCA: Ursache ist bekannt → direkte Maßnahme.
A3: Ursache unklar → strukturierte Analyse erforderlich.

Kann ich die Abweichungskategorien selbst erstellen?
Nein, das ist nur durch die Systemadministration möglich. Teamadministratoren wählen aus den bereitgestellten Kategorien.

Kann ich mehrere Abweichungen zusammenfassen?
Ja, markieren Sie die gewünschten Abweichungen in der Liste und klicken Sie auf „Zusammenfassen“.

Wie erkenne ich offene Abweichungen im KPI-Dashboard?
Über das farbige PDCA-Symbol direkt unterhalb der Kennzahl:

• 🔴 Rot: Keine Maßnahme verknüpft.

• 🔵 Blau: Mindestens eine Maßnahme verknüpft.

Kann ich nachträglich Maßnahmen zu bestehenden Abweichungen hinzufügen?
Ja, öffnen Sie die Abweichung im Abweichungsmanagement und wählen Sie „Maßnahme verknüpfen“.