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📐 Listenvorlagen erstellen und verwalten

In diesem Artikel erfährst du, wie du als Systemadministrator Listenvorlagen erstellst und verwaltest. Diese Vorlagen dienen als Grundlage für die Arbeit mit Listen in den Teams. Teamadministratoren können Vorlagen aktivieren, und Benutzer arbeiten anschließend mit den Listeninhalten.

🔍 Inhalt

  • 🛠️ So funktioniert’s

  • 📐 Listenvorlagen nachträglich bearbeiten

  • ✨ Tipps & Best Practices

  • ❓ FAQ

🛠️ So funktioniert’s

📂 Navigation zum Listen-Editor

  1. Öffne die Systemadministration.

  2. Gehe zu Vorlagen > Listen.

  3. Klicke auf das „+“-Symbol, um eine neue Vorlage zu erstellen.

📝 Titel und Bezeichnung festlegen

  • Titel: Name der Liste (z. B. „Projektübersicht“).

  • Bezeichnung des Eintrags: Singularform für Einträge (z. B. „Projekt“).
    💡 Hinweis: Diese Bezeichnung erscheint später als Schaltfläche, z. B. „Projekt hinzufügen“.

📊 Spalten definieren (Feldtypen)

  • Wähle passende Feldtypen für die Einträge:

    • Textfeld

    • Einfachauswahl (Dropdown)

    • Mehrfachauswahl

    • Ganzzahl / Dezimalzahl

    • Datum / Währung

    • Checkbox (Ja/Nein)

    • Priorität

    • Team (automatisch bei Kaskadierung)

    • Verantwortlicher

✨ Tipp: Die vertikale Reihenfolge der Felder bestimmt die horizontale Darstellung in der Liste.
⚠️ Maximal 10 Felder (exklusive Systemfelder) sind möglich.

⚙️ Anzeigeoptionen konfigurieren

  • Standard-Sortierung: Lege fest, nach welcher Spalte standardmäßig sortiert wird.

  • Darstellung in der Übersicht: Bestimme, ob die Liste in der linken oder rechten Spalte erscheint.

  • Anzeige bei Verknüpfungen: Wähle, welches Feld bei Verknüpfungen (z. B. Maßnahmen) angezeigt wird.

💾 Speichern:
Klicke auf „Speichern und schließen“, um die Vorlage abzuschließen.

📐 Listenvorlagen nachträglich bearbeiten

Wenn du eine bestehende Vorlage anpassen möchtest, beachte folgende Einschränkungen:

  • Die Vorlage kann bearbeitet werden, solange in keiner Liste Einträge existieren.

  • Auch wenn Einträge als „erledigt“ markiert und geschlossen sind, ist eine Bearbeitung nicht möglich.

  • Alle Einträge müssen vollständig gelöscht sein, bevor die Vorlage bearbeitet werden kann.

✨ Tipp: Prüfe vor Änderungen, ob die Vorlage in einem Team aktiv verwendet wird. Andernfalls kann sie nicht mehr angepasst werden.

✨ Tipps & Best Practices

  • Verwende kurze und prägnante Feldbezeichnungen.

  • Setze Pflichtfelder nur für wirklich notwendige Angaben.

  • Nutze Standard-Sortierungen sinnvoll (z. B. nach Datum oder Priorität).

  • Nutze die Funktion „Kaskadierung“ gezielt, wenn teamübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist.

❓ FAQ

Wie viele Listen können im Teamboard gleichzeitig angezeigt werden?
→ Es hat keine Begrenzung

Kann ich die Struktur einer Vorlage nachträglich ändern?
→ Nur wenn keine aktiven Einträge existieren. Ansonsten müssen vorher alle Einträge gelöscht werden.

Wer kann Listenvorlagen erstellen und bearbeiten?
→ Nur Systemadministratoren.

Können Teamadministratoren Vorlagen anpassen?
→ Nein, sie können nur Vorlagen in ihren Teams hinzufügen oder entfernen.