🛡️ Rollen & Berechtigungen im Überblick

🔍 Inhalt

🛠️ So funktioniert’s
🧩 Rollen im System
👥 Rollen im Team
ℹ️ Weitere Hinweise
✨ Tipps & Best Practices
🚀 Nächste Schritte
❓ FAQ
🔗 Weiterführende Artikel

🛠️ So funktioniert’s

Klicke oben rechts auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol, um die Systemeinstellungen zu öffnen
Wähle in der linken Seitenleiste Benutzerverwaltung
Suche den gewünschten Benutzer und öffne das Benutzerprofil
Auf dem Reiter „Profil“ findest du:
- ☑️ System-Administrator (Systemrolle)
- ☑️ Extern (eingeschränkter Zugriff)
Wechsle zum Reiter „Mitgliedschaften“, um die Teamrolle je Team festzulegen:
- 👤 Teammitglied
- 🛠️ Teamadministrator
- 👀 Gast

💾 Speichere alle Änderungen mit „Änderungen übernehmen“

🧩 Rollen im System

Rolle	Beschreibung
🛡️ System-Administrator	Vollzugriff auf alle Systemfunktionen inkl. Benutzer-, Team- und Systemkonfigurationen – auch für private Teams
👤 User (Standard)	Lesezugriff auf alle öffentlichen Teams, Bearbeitung nur in zugewiesenen Teams
🌐 Extern	Zugriff nur auf explizit zugewiesene Teams, ideal für Projektpartner oder Dienstleister

🔒 Nur Systemadministratoren dürfen Benutzer anlegen, löschen oder Passwörter zurücksetzen.

👥 Rollen im Team

Rolle	Rechte
🛠️ Teamadministrator	Vollzugriff inkl. Team- und Ansichtsverwaltung
👤 Teammitglied	Lese- und Schreibrechte innerhalb der Ansichten des Teams
👀 Gast	Eingeschränkter Zugriff, nicht sichtbar in Aufgabenboard, Prozessboard & Anwesenheitsliste, aber mit Schreibrechten im Team

ℹ️ Weitere Hinweise

🔄 Ein Benutzer kann mehreren Teams mit unterschiedlichen Rollen zugewiesen sein
🔗 Systemrolle und Teamrolle sind unabhängig voneinander
🔐 Externe Zugänge sollten aus Datenschutzgründen bewusst vergeben werden
🛡️ Systemadministratoren sehen alle Inhalte, auch in privaten Teams

✨ Tipps & Best Practices

💡 Best Practice:
Definiere mindestens einen Teamadministrator pro Team, um die eigenständige Verwaltung zu ermöglichen.

⚠️ Achtung:
Vermeide die wahllose Vergabe von System-Admin-Rechten – sie gelten systemweit und ohne Einschränkungen.

✨ Tipp:
Nutze die „Extern“-Rolle gezielt für Partner, Berater oder Dienstleister, und dokumentiere diese Zugänge.

🚀 Nächste Schritte

🔍 Überprüfe regelmäßig die System- und Teamrollen – besonders nach Abteilungswechsel oder Austritten
🔒 Vergib externe Zugänge nur mit Zustimmung von Datenschutz und Projektverantwortlichen
✅ Achte darauf, dass jeder aktive Benutzer mindestens eine sinnvolle Rolle im Teamkontext hat

❓ FAQ

Kann ein Benutzer sowohl Teamadministrator als auch Externer sein?
→ Ja, aber diese Kombination ist unüblich – prüfe Sinnhaftigkeit & Sicherheitskontext.

Wer darf neue Benutzer anlegen oder löschen?
→ Nur Benutzer mit der Rolle System-Administrator

Was passiert, wenn ein Benutzer keine Rolle hat?
→ Ohne Teamzuweisung hat der Benutzer keine aktiven Rechte im System.

🔗 Weiterführende Artikel

👤 [Anlegen und Editieren eines Benutzers]
👥 [Verwalten von Teammitgliedschaften]
🔐 [Passwort zurücksetzen]
❌ [Benutzer deaktivieren]